Facturering en abonnementen

Beheer je InfraNest-abonnement, houd je gebruik in de gaten en begrijp precies wat er op je factuur verschijnt — dit artikel is voor iedereen die de facturering voor zijn organisatie beheert.

Overzicht

• Elk abonnement (Gratis, Pro, Business en andere) bepaalt welke functies je kunt gebruiken, hoeveel van elk item je kunt hebben — certificaten, domeinen, DNS-zones, servers, monitors, statuspagina's, dynamische IP's, teamleden, webhooks en meer — en snelheidslimieten op bepaalde acties.
• Gebruiksmeters in je factureringsinstellingen laten zien hoe dicht je bij elke limiet zit.
• Je kunt op elk moment van abonnement wisselen, en InfraNest verrekent het verschil naar rato, zodat je alleen betaalt voor wat je gebruikt.

Je abonnement wijzigen

1. Ga naar Facturering.
2. Kies een abonnement en bevestig je keuze.
3. De wijziging gaat direct in — InfraNest verrekent het verschil naar rato, zodat je alleen betaalt voor wat je gebruikt.

Je factuurgegevens bijwerken

Onder Billing details bepaal je hoe je factuur wordt geadresseerd. Alle wijzigingen gelden voor je volgende factuur — een factuur die al is uitgereikt, verandert niet.

1. Ga naar Billing details.
2. Vul Company name in — de naam waarop je factuur wordt gesteld. Ben je geen bedrijf, gebruik dan je eigen naam.
3. Vul Address in — twee regels. Gebruik de tweede regel voor een verdieping, kantoornummer, of de persoon/afdeling voor wie de factuur bedoeld is, zoals “Attn: Finance”.
4. Voeg je Postal code, city and country toe — het land bepaalt ook hoe btw wordt afgehandeld.
5. Voeg, indien van toepassing, je VAT ID toe. Voor de meeste EU-bedrijven buiten ons eigen land betekent dit dat de btw wordt verlegd, en dat staat dan ook zo op je factuur.
6. Voeg optioneel een Reference / PO number toe — je eigen referentie, zoals een inkoopordernummer of klantnummer, afgedrukt op de factuur (maximaal 30 tekens).
7. Voeg optioneel tot vijf extra adressen toe onder Also send invoices to — bijvoorbeeld je boekhouder. Iedereen die de factuur momenteel ontvangt, wordt direct onder het veld weergegeven.
8. Selecteer Wijzigingen opslaan.

Btw op je facturen

Wat je factuur laat zien, hangt af van waar je gevestigd bent en of je een btw-nummer hebt opgegeven.

Voeg je btw-nummer toe en betaal minder

Als je een bedrijf bent in de EU buiten Duitsland, betekent het toevoegen van je btw-nummer dat toekomstige facturen helemaal geen btw meer bevatten. Tot je dat doet, moeten we Duitse btw in rekening brengen — een bedrijfsnaam alleen is niet genoeg, omdat het btw-nummer het onderdeel is dat we kunnen verifiëren.

Als je een melding ziet dat je Duitse btw betaalt en dat mogelijk niet nodig is, is dit de reden. Voeg het nummer toe onder Billing details en het geldt vanaf je volgende factuur.

“We konden je btw-nummer niet verifiëren”

Dit betekent dat de btw-controledienst van de EU niet reageerde — niet dat je nummer onjuist is. Het is een gedeelde dienst tussen lidstaten, en elk van hun systemen kan even niet beschikbaar zijn.

Er gaat niets verloren: we blijven het op de achtergrond proberen, en je kunt zelf Opnieuw controleren selecteren. Zolang het onbevestigd is, brengen we Duitse btw in rekening, die je kunt terugvorderen of die wij kunnen corrigeren zodra de controle slaagt.

“Dat btw-nummer wordt niet herkend”

Hier is de controle wel doorgegaan, maar het nummer werd niet herkend. Controleer het volgende:

• of het landvoorvoegsel is opgenomen (bijvoorbeeld DE123456789, niet 123456789),
• of er geen typefouten in staan, en
• of het nummer daadwerkelijk geregistreerd is voor grensoverschrijdende EU-handel — sommige nationale nummers zijn dat niet en moeten geactiveerd worden bij je eigen belastingdienst.

Al uitgereikte facturen veranderen niet

Als je btw-nummer bevestigd wordt na het versturen van een factuur, blijft die factuur ongewijzigd — btw geldt vanaf je volgende factuur. Neem contact met ons op als een uitgereikte factuur gecorrigeerd moet worden, dan bekijken we het.

Je abonnement behouden na een gratis proefperiode

Een proefperiode wordt niet automatisch een betaald abonnement — als je niets doet, eindigt deze en verhuist je organisatie naar het gratis abonnement.

1. Ga tijdens de proefperiode naar Settings → Plan.
2. Selecteer Continue after the trial.
3. Voer een kaart in, en je land als we dat nog niet hebben — dit bepaalt de btw op je factuur.
4. Selecteer Bevestigen.

NoteDie dag wordt niets in rekening gebracht. Je houdt de rest van de proefperiode, en de eerste betaling wordt afgeschreven op de dag dat de proefperiode zou eindigen. Die datum wordt getoond voordat je bevestigt, en we e-mailen deze daarna ook naar je. Zeg voor die tijd op en er wordt niets in rekening gebracht.

Je kunt ook doorgaan met een ander abonnement dan het abonnement waarmee je een proefperiode doet — kies dan dat abonnement, en de rest van je proefperiode blijft van toepassing.

Restituties en creditnota's begrijpen

Als we geld terugbetalen — een hele factuur of een deel ervan — krijg je een creditnota: een genummerd document dat dat deel van de oorspronkelijke factuur annuleert. We e-mailen deze naar je met de pdf als bijlage, en deze gaat ook naar de cc's van je factuuradres, zodat je boekhouder deze direct ontvangt.

WarningBewaar de pdf. Als je btw hebt teruggevorderd op de oorspronkelijke factuur, is dit het document dat je accountant nodig heeft om dit terug te draaien. Alleen een bankrestitutie is daarvoor niet genoeg — de creditnota maakt de correctie officieel.

De e-mail vertelt je hoe het geld terugkomt, en dat is een van drie dingen:

• Terug op je kaart — meestal binnen 5–10 dagen zichtbaar, afhankelijk van je bank.
• Als accountkrediet — er wordt geen geld verplaatst; het wordt automatisch verrekend met je volgende factuur.
• Op een andere manier terugbetaald — voor een overboeking buiten onze betalingsprovider om.

De oorspronkelijke factuur wordt niet geannuleerd of opnieuw verstuurd, en behoudt zijn eigen nummer. Beide blijven beschikbaar onder Settings → Invoices, in dezelfde lijst: een creditnota verschijnt op de datum waarop deze is uitgereikt, met een label van de factuur die ermee wordt gecrediteerd, een negatief bedrag, hoe het geld is terugbetaald, en een knop Download PDF.

Accountkrediet volgen

Als een restitutie is gegeven als accountkrediet, staat het bedrag op je account en wordt het automatisch verrekend met je volgende factuur — er is niets te claimen en niets te doen.

1. Ga naar Settings → Invoices.
2. Zolang er een saldo is, zie je een melding zoals “You have €12.00 in account credit.”
3. Zodra het is opgebruikt, verdwijnt de melding en toont je volgende factuur het verlaagde bedrag.

Wanneer je een limiet bereikt

• Een functie die is uitgeschakeld voor jouw abonnement toont een upgrademelding.
• Bij een aantallimiet zie je een melding “at limit” — bestaande items blijven werken, je kunt alleen geen nieuwe toevoegen totdat je upgradet.
• Sommige acties hebben een snelheidslimiet; als je te snel gaat, wordt je gevraagd het straks opnieuw te proberen.

Tips

TipAls je niet zeker weet waarom een factuur Duitse btw toont, controleer dan of je btw-nummer is toegevoegd en bevestigd onder Billing details — dat is de meest voorkomende reden.