Connecter Notion

Connectez Notion pour que vos automatisations puissent créer directement des tâches dans la base de données déjà utilisée par votre équipe — un certificat sur le point d'expirer, un moniteur tombé en panne, un domaine à renouveler — sans que personne n'ait à copier-coller. Ceci s'adresse à toute personne configurant des automatisations qui doivent créer ou mettre à jour des pages Notion.

Aperçu

• Permet aux automatisations de créer des tâches dans une base de données Notion que vous choisissez, puis d'y commenter ou de les faire avancer.
• Fonctionne avec une connexion en un clic ou un jeton, selon ce que votre organisation a configuré.
• Les connexions Notion ne peuvent voir que les pages et bases de données que vous partagez explicitement avec elles — ceci diffère de la plupart des intégrations et mérite d'être compris avant de commencer.

NoteUne connexion valide à laquelle aucun accès n'a été accordé ne peut rien atteindre du tout. Ignorer l'étape de partage ci-dessous est la raison la plus fréquente de l'échec d'une automatisation Notion.

Connecter votre espace de travail

1. Allez dans Paramètres → Intégrations, trouvez Notion, et cliquez sur Connect with Notion.
2. Notion vous demande d'approuver l'accès et de choisir quelles pages et bases de données partager.
3. Choisissez à ce moment-là la base de données dans laquelle les tâches seront créées.
4. Vous revenez sur InfraNest, déjà connecté.

Si Connect with Notion est grisé, votre administrateur InfraNest n'a pas encore enregistré de connexion Notion — utilisez plutôt un jeton (voir ci-dessous) ; cela fonctionne de la même façon une fois configuré.

Se connecter avec un jeton

1. Dans Notion, ouvrez le portail développeur à l'adresse app.notion.com/developers/connections.
2. Sous Internal connections, choisissez Create a new connection, donnez-lui un nom et sélectionnez votre espace de travail.
3. Ouvrez l'onglet Configuration et copiez l'Installation access token.
4. Dans InfraNest, allez dans Paramètres → Intégrations → Notion et collez-le.

InfraNest vérifie immédiatement le jeton et indique à quel espace de travail il appartient.

Partager la base de données avec la connexion

Faites-le même si la connexion indique qu'elle fonctionne — un jeton seul ne peut rien voir.

1. Dans Notion, ouvrez la base de données dans laquelle les tâches seront créées.
2. Cliquez sur le menu ••• en haut à droite.
3. Choisissez Connections → Add connection, et sélectionnez la connexion que vous venez de créer.
4. Confirmez qu'elle peut accéder à la page et à tout ce qu'elle contient.

Si vous vous êtes connecté via le bouton en un clic et avez choisi la base de données sur l'écran d'approbation de Notion, c'est déjà fait.

Créer une tâche depuis une automatisation

1. Créez une règle comme d'habitude et choisissez Create Notion task comme action.
2. Définissez Notion database — commencez à taper et choisissez parmi les bases de données visibles par cette connexion, ou collez un lien de base de données directement depuis votre navigateur. Si la liste est vide, l'étape de partage ci-dessus n'a pas encore été effectuée.
3. Définissez Title — texte brut ; vous pouvez y insérer des valeurs provenant de ce qui a déclenché la règle, afin que la tâche arrive déjà avec le nom de domaine ou le moniteur concerné.
4. Définissez Body (facultatif) — devient le texte à l'intérieur de la page.
5. Renseignez Properties (facultatif) — ajoutez une ligne par colonne à remplir : choisissez la colonne par son nom, puis saisissez ou sélectionnez la valeur. Le type de la colonne est affiché en dessous pour savoir si elle attend une date, une option, un nombre, etc.

La tâche créée par la règle est disponible pour les étapes suivantes de la même règle, ce qui permet de publier son lien ailleurs juste après sa création — ou d'y commenter et de la faire avancer grâce aux actions ci-dessous.

Commenter une tâche, ou la faire avancer

1. Ajoutez Comment on Notion page pour ajouter un commentaire — utile comme second volet d'une règle qui crée des tâches, afin que lorsque le moniteur se rétablit, la tâche l'indique.
2. Ajoutez Update Notion page pour définir n'importe laquelle des mêmes propriétés — une règle qui a ouvert du travail peut aussi le clôturer : mettre Status sur Terminé, décaler une date, ou cocher une case. Elle peut aussi déplacer la page vers la corbeille. Vous n'avez pas besoin d'indiquer dans quelle base de données se trouve la page — elle le sait déjà.
3. Pour les deux actions, indiquez de quelle page il s'agit : collez son lien depuis Notion, ou référencez la tâche créée par une étape précédente de la même règle — le sélecteur de valeurs précédentes la propose.

Dépannage

• « Notion cannot see that page or data source. » Ouvrez la base de données dans Notion, cliquez sur ••• → Connections → Add connection, et ajoutez cette connexion.
• La liste des bases de données est vide. Choisissez d'abord une connexion, en haut de l'action. Si elle reste vide, rien n'a encore été partagé avec la connexion.
• La liste des propriétés est vide. Choisissez d'abord la base de données. Si la base de données provient du déclencheur plutôt que d'être sélectionnée, la liste reste vide — saisissez plutôt les noms de colonnes ; l'automatisation les résoudra à l'exécution.
• « That Notion database has no property called … » Le nom de la colonne ne correspond pas. Les noms de colonnes Notion sont sensibles à la casse, et renommer une colonne dans Notion ne met pas à jour les règles qui utilisent l'ancien nom. Le message liste les colonnes réellement présentes dans la base de données.
• « Notion computes … itself. » Les colonnes Formula, Rollup, Created time, Last edited by et ID sont calculées par Notion — rien ni personne, même manuellement, ne peut les définir.
• « … is a checkbox — use true or false. » Les colonnes de type case à cocher acceptent true ou false. Une valeur vide laisse la colonne inchangée plutôt que de décocher la case, donc indiquez false si vous voulez dire décoché.
• « That Notion database has more than one data source. » Choisissez celle que vous voulez dans la liste des bases de données plutôt que de coller le lien de la base de données.
• « Notion refused this because the connection does not have that capability. » Commenter est une permission distincte de l'écriture de pages, définie sur la connexion dans le portail développeur de Notion. Ouvrez la connexion là-bas et vérifiez ses capacités.