Notion koppelen

Koppel Notion zodat je automatiseringen werk rechtstreeks kunnen aanmaken in de database die je team al gebruikt — een certificaat dat bijna verloopt, een monitor die uitviel, een domein dat bijna verlengd moet worden — zonder dat iemand hoeft te kopiëren en plakken. Dit is bedoeld voor iedereen die automatiseringen opzet die Notion-pagina's moeten aanmaken of bijwerken.

Overzicht

• Laat automatiseringen taken aanmaken in een Notion-database die jij kiest, en later daarop reageren of ze verder verplaatsen.
• Werkt met een verbinding in één klik of een token, afhankelijk van wat jouw organisatie heeft ingesteld.
• Notion-verbindingen kunnen alleen de pagina's en databases zien die je er expliciet mee deelt — dit werkt anders dan bij de meeste integraties en is goed om te weten voordat je begint.

NoteEen geldige verbinding waaraan geen toegang is gegeven, kan helemaal niets bereiken. Het overslaan van de deelstap hieronder is de meest voorkomende reden dat een Notion-automatisering mislukt.

Je werkruimte koppelen

1. Ga naar Instellingen → Integraties, zoek Notion en klik op Connect with Notion.
2. Notion vraagt je om toegang goed te keuren en om te kiezen welke pagina's en databases je deelt.
3. Kies meteen de database waarin je taken wilt aanmaken.
4. Je komt terug in InfraNest, al gekoppeld.

Als Connect with Notion grijs is weergegeven, heeft je InfraNest-beheerder nog geen Notion-verbinding geregistreerd — gebruik dan een token (zie hieronder); dit werkt eenmaal ingesteld op dezelfde manier.

Koppelen met een token

1. Open in Notion het developerportaal via app.notion.com/developers/connections.
2. Kies onder Internal connections de optie Create a new connection, geef deze een naam en kies je werkruimte.
3. Open het tabblad Configuration en kopieer het Installation access token.
4. Ga in InfraNest naar Instellingen → Integraties → Notion en plak het token daar.

InfraNest controleert het token meteen en toont bij welke werkruimte het hoort.

Deel de database met de verbinding

Doe dit ook als de verbinding aangeeft dat deze werkt — een token alleen kan niets zien.

1. Open in Notion de database waarin je taken wilt aanmaken.
2. Klik rechtsboven op het menu •••.
3. Kies Connections → Add connection en selecteer de verbinding die je zojuist hebt gemaakt.
4. Bevestig dat deze toegang heeft tot de pagina en alles erin.

Als je hebt gekoppeld via de knop in één klik en de database al hebt gekozen op het goedkeuringsscherm van Notion, is dit al gedaan.

Een taak aanmaken vanuit een automatisering

1. Bouw een regel zoals gebruikelijk en kies Create Notion task als actie.
2. Stel Notion database in — begin te typen en kies uit de databases die deze verbinding kan zien, of plak een databaselink rechtstreeks vanuit je browser. Als de lijst leeg is, is de deelstap hierboven nog niet uitgevoerd.
3. Stel Title in — platte tekst; je kunt waarden invoegen uit wat de regel activeerde, zodat de taak direct met de domeinnaam of monitor erin binnenkomt.
4. Stel Body (optioneel) in — dit wordt de tekst binnen de pagina.
5. Vul Properties in (optioneel) — voeg een rij toe per kolom die je wilt invullen: kies de kolom op naam en typ of kies vervolgens de waarde. Het type van de kolom wordt eronder weergegeven, zodat je weet of er een datum, een optie, een getal, enzovoort wordt verwacht.

De taak die de regel aanmaakt, is beschikbaar voor latere stappen in dezelfde regel, zodat je de link ervan meteen na het aanmaken ergens anders kunt plaatsen — of erop kunt reageren en hem kunt verplaatsen met de acties hieronder.

Reageren op een taak, of deze verplaatsen

1. Voeg Comment on Notion page toe om een reactie te plaatsen — handig als tweede helft van een regel die taken aanmaakt, zodat wanneer de monitor herstelt, de taak dit vermeldt.
2. Voeg Update Notion page toe om een van dezelfde eigenschappen in te stellen — een regel die werk opende, kan dit ook afronden: zet Status op Done, verzet een datum, of vink een selectievakje aan. Het kan de pagina ook naar de prullenbak verplaatsen. Je hoeft niet aan te geven in welke database de pagina staat — dat weet InfraNest al.
3. Geef voor beide acties aan om welke pagina het gaat: plak de link ervan vanuit Notion, of verwijs naar de taak die een eerdere stap in dezelfde regel heeft aangemaakt — de kiezer met eerdere waarden biedt deze aan.

Problemen oplossen

• "Notion cannot see that page or data source." Open de database in Notion, klik op ••• → Connections → Add connection, en voeg deze verbinding toe.
• De databaselijst is leeg. Kies eerst een verbinding, bovenaan de actie. Is de lijst nog steeds leeg, dan is er nog niets met de verbinding gedeeld.
• De lijst met eigenschappen is leeg. Kies eerst de database. Als de database uit de trigger komt in plaats van te zijn gekozen, blijft de lijst leeg — typ dan zelf de kolomnamen; de automatisering zoekt ze uit bij het uitvoeren.
• "That Notion database has no property called …" De kolomnaam komt niet overeen. Notion-kolomnamen zijn hoofdlettergevoelig, en het hernoemen van een kolom in Notion werkt niet door naar regels die de oude naam gebruiken. Het bericht toont welke kolommen de database daadwerkelijk heeft.
• "Notion computes … itself." Formula-, Rollup-, Created time-, Last edited by- en ID-kolommen worden door Notion zelf berekend — niets, ook jij niet handmatig, kan ze instellen.
• "… is a checkbox — use true or false." Checkbox-kolommen accepteren true of false. Een lege waarde laat de kolom ongewijzigd in plaats van het vinkje te verwijderen, dus gebruik false als je bedoelt dat het vakje leeg moet zijn.
• "That Notion database has more than one data source." Kies de gewenste optie uit de databaselijst in plaats van de link van de database te plakken.
• "Notion refused this because the connection does not have that capability." Reageren is een aparte rechten-instelling los van het schrijven van pagina's, ingesteld op de verbinding in Notions developerportaal. Open de verbinding daar en controleer de rechten.