Notion verbinden

Verbinden Sie Notion, damit Ihre Automatisierungen Arbeit direkt in die Datenbank eintragen können, die Ihr Team bereits nutzt — ein bald ablaufendes Zertifikat, ein ausgefallener Monitor, eine Domain vor der Verlängerung — ohne dass jemand kopieren und einfügen muss. Dies ist für alle gedacht, die Automatisierungen einrichten, die Notion-Seiten erstellen oder aktualisieren müssen.

Übersicht

• Ermöglicht Automatisierungen, Aufgaben in einer von Ihnen gewählten Notion-Datenbank anzulegen und später zu kommentieren oder weiterzubewegen.
• Funktioniert mit einer Ein-Klick-Verbindung oder einem Token, je nachdem, was Ihre Organisation eingerichtet hat.
• Notion-Verbindungen können nur die Seiten und Datenbanken sehen, die Sie ihnen ausdrücklich freigeben — das unterscheidet sich von den meisten Integrationen und sollte man verstehen, bevor man loslegt.

NoteEine gültige Verbindung, der kein Zugriff gewährt wurde, kann überhaupt nichts erreichen. Das Überspringen des unten beschriebenen Freigabeschritts ist der häufigste Grund, warum eine Notion-Automatisierung fehlschlägt.

Ihren Workspace verbinden

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen, suchen Sie Notion und klicken Sie auf Connect with Notion.
2. Notion bittet Sie, den Zugriff zu genehmigen und auszuwählen, welche Seiten und Datenbanken freigegeben werden.
3. Wählen Sie dabei gleich die Datenbank aus, in der Aufgaben angelegt werden sollen.
4. Sie landen wieder in InfraNest, bereits verbunden.

Wenn Connect with Notion ausgegraut ist, hat Ihr InfraNest-Administrator noch keine Notion-Verbindung registriert — verwenden Sie stattdessen ein Token (siehe unten); es funktioniert nach der Einrichtung genauso.

Mit einem Token verbinden

1. Öffnen Sie in Notion das Entwicklerportal unter app.notion.com/developers/connections.
2. Wählen Sie unter Internal connections die Option Create a new connection, geben Sie ihr einen Namen und wählen Sie Ihren Workspace.
3. Öffnen Sie den Tab Configuration und kopieren Sie das Installation access token.
4. Gehen Sie in InfraNest zu Einstellungen → Integrationen → Notion und fügen Sie es dort ein.

InfraNest prüft das Token sofort und zeigt an, zu welchem Workspace es gehört.

Die Datenbank mit der Verbindung teilen

Tun Sie dies auch dann, wenn die Verbindung als funktionierend angezeigt wird — ein Token allein kann nichts sehen.

1. Öffnen Sie in Notion die Datenbank, in der Aufgaben angelegt werden sollen.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Menü •••.
3. Wählen Sie Connections → Add connection und wählen Sie die gerade erstellte Verbindung aus.
4. Bestätigen Sie, dass sie auf die Seite und alles darin zugreifen kann.

Wenn Sie sich über die Ein-Klick-Schaltfläche verbunden und die Datenbank bereits im Genehmigungsbildschirm von Notion ausgewählt haben, ist dies bereits erledigt.

Eine Aufgabe aus einer Automatisierung anlegen

1. Erstellen Sie eine Regel wie gewohnt und wählen Sie Create Notion task als Aktion.
2. Legen Sie Notion database fest — beginnen Sie zu tippen und wählen Sie aus den Datenbanken, die diese Verbindung sehen kann, oder fügen Sie einen Datenbank-Link direkt aus Ihrem Browser ein. Ist die Liste leer, wurde der obige Freigabeschritt noch nicht durchgeführt.
3. Legen Sie Title fest — reiner Text; Sie können Werte aus dem Auslöser der Regel einfügen, sodass die Aufgabe bereits mit Domainnamen oder Monitor darin ankommt.
4. Legen Sie Body fest (optional) — wird zum Text innerhalb der Seite.
5. Füllen Sie Properties aus (optional) — fügen Sie pro auszufüllender Spalte eine Zeile hinzu: wählen Sie die Spalte nach Namen aus und geben Sie dann den Wert ein oder wählen Sie ihn aus. Der Typ der Spalte wird darunter angezeigt, damit Sie wissen, ob ein Datum, eine Option, eine Zahl usw. erwartet wird.

Die von der Regel angelegte Aufgabe steht späteren Schritten in derselben Regel zur Verfügung, sodass Sie ihren Link direkt danach an anderer Stelle posten können — oder sie mit den folgenden Aktionen kommentieren und weiterbewegen.

Eine Aufgabe kommentieren oder weiterbewegen

1. Fügen Sie Comment on Notion page hinzu, um einen Kommentar zu ergänzen — nützlich als zweite Hälfte einer Regel, die Aufgaben anlegt, sodass der Kommentar meldet, wenn sich der Monitor erholt.
2. Fügen Sie Update Notion page hinzu, um beliebige der gleichen Eigenschaften festzulegen — eine Regel, die Arbeit eröffnet hat, kann sie auch abschließen: Status auf Erledigt setzen, ein Datum verschieben oder ein Kontrollkästchen aktivieren. Sie kann die Seite auch in den Papierkorb verschieben. Sie müssen nicht angeben, in welcher Datenbank sich die Seite befindet — das weiß InfraNest bereits.
3. Geben Sie bei beiden Aktionen an, um welche Seite es geht: fügen Sie ihren Link aus Notion ein oder verweisen Sie auf die Aufgabe, die ein vorheriger Schritt derselben Regel erstellt hat — die Auswahl früherer Werte bietet sie an.

Fehlerbehebung

• „Notion cannot see that page or data source.“ Öffnen Sie die Datenbank in Notion, klicken Sie auf ••• → Connections → Add connection und fügen Sie diese Verbindung hinzu.
• Die Datenbankliste ist leer. Wählen Sie zuerst oben in der Aktion eine Verbindung aus. Ist sie weiterhin leer, wurde noch nichts mit der Verbindung geteilt.
• Die Eigenschaftsliste ist leer. Wählen Sie zuerst die Datenbank aus. Kommt die Datenbank aus dem Auslöser, statt ausgewählt zu werden, bleibt die Liste leer — geben Sie stattdessen die Spaltennamen ein, die Automatisierung ermittelt sie bei der Ausführung.
• „That Notion database has no property called …“ Der Spaltenname stimmt nicht überein. Notion-Spaltennamen unterscheiden zwischen Groß- und Kleinschreibung, und das Umbenennen einer Spalte in Notion aktualisiert Regeln nicht, die noch den alten Namen verwenden. Die Meldung listet die tatsächlich vorhandenen Spalten der Datenbank auf.
• „Notion computes … itself.“ Formula-, Rollup-, Created time-, Last edited by- und ID-Spalten werden von Notion selbst berechnet — niemand, auch nicht manuell, kann sie setzen.
• „… is a checkbox — use true or false.“ Checkbox-Spalten akzeptieren true oder false. Ein leerer Wert lässt die Spalte unverändert, statt das Häkchen zu entfernen — verwenden Sie also false, wenn Sie unmarkiert meinen.
• „That Notion database has more than one data source.“ Wählen Sie die gewünschte Option aus der Datenbankliste, statt den Link der Datenbank einzufügen.
• „Notion refused this because the connection does not have that capability.“ Kommentieren ist eine eigene Berechtigung, getrennt vom Schreiben von Seiten, die in Notions Entwicklerportal an der Verbindung festgelegt wird. Öffnen Sie die Verbindung dort und prüfen Sie ihre Berechtigungen.