L'e-mail « a besoin de vous »

L'e-mail « a besoin de vous » est un court résumé quotidien ou hebdomadaire des éléments de votre espace de travail qui attendent une action de quelqu'un — envoyé à chaque membre pour que rien ne passe inaperçu.

#Aperçu

• Il n'arrive dans votre boîte de réception que lorsque quelque chose de nouveau nécessite votre attention — si rien n'a changé, vous n'en recevrez pas.
• Il combine deux types d'éléments : les avertissements (problèmes qui s'aggraveront si personne n'agit, mais il reste encore du temps) et les problèmes urgents que personne n'a encore pris en charge.
• Vous avez déjà reçu une alerte dès l'instant où un problème urgent a commencé — cet e-mail n'est qu'un rappel que cela reste vrai, pas un remplacement de cette alerte.

#Ce qu'il liste

• Avertissements — par exemple, un domaine qui expire dans quelques semaines avec le renouvellement automatique désactivé, un moniteur qui répond mal, ou une automatisation en attente d'approbation.
• Problèmes urgents — par exemple, un site hors ligne depuis une journée sans que personne ne l'ait pris en charge, un domaine sur le point d'expirer, ou une intégration qui échoue depuis plusieurs jours.

Chaque ligne indique ce qui ne va pas et renvoie directement vers la solution, en utilisant les mêmes termes que ceux affichés sur Accueil. Un point rouge marqué Urgent signifie que quelque chose est hors ligne ou sur le point d'expirer ; un point ambre marqué Bientôt signifie qu'une action est nécessaire, mais qu'il reste du temps. Les termes sont là pour que vous puissiez les différencier sans dépendre de la couleur.

Lorsque seule une partie de la liste est nouvelle pour vous, les nouveaux éléments apparaissent en premier sous Nouveau depuis notre dernier message, le reste figurant sous Toujours en attente. L'e-mail cite jusqu'à six éléments ; s'il y en a davantage, la dernière ligne indique combien d'autres attendent sur Accueil.

#Par où commencer

Le haut de l'e-mail affiche Commencez ici — la première chose à examiner, correspondant à ce que Accueil met en avant en premier et pourquoi (par exemple, en premier car il figure sur votre page de statut publique). Si un changement récent en est probablement la cause, comme un déploiement peu avant qu'un site tombe en panne, l'e-mail nomme également ce changement.

La ligne d'objet nomme aussi ce premier élément, afin que vous puissiez juger depuis votre boîte de réception seule s'il peut attendre.

#Décider sans ouvrir l'application

Chaque élément comporte trois liens :

1. Je m'en occupe — vos collègues voient que vous vous en chargez, et cela disparaît de leur liste.
2. Reporter à demain — cela cesse de compter comme nécessitant une action jusqu'à demain matin.
3. C'est intentionnel — cela cesse de compter jusqu'à ce que quelque chose change, comme une nouvelle date d'expiration.

Un lien ne change jamais rien par lui-même — il ouvre une courte page de confirmation dans InfraNest, et un seul geste suffit pour confirmer. Si vous n'êtes pas connecté, vous devrez d'abord vous connecter, puis vous reviendrez sur cette page.

• Si l'élément a déjà été corrigé ou modifié depuis l'envoi de l'e-mail, la page l'indique et il n'y a rien à faire.
• Reporter ou marquer un élément comme intentionnel le masque pour toute l'équipe, donc seuls les propriétaires et les administrateurs voient ces deux liens. N'importe qui peut prendre en charge un élément.
• Les liens fonctionnent pendant une semaine, et uniquement pour la personne à qui l'e-mail a été envoyé — les liens d'un e-mail transféré ne fonctionneront pas pour quelqu'un d'autre.

Tout ce que vous décidez de cette manière apparaît dans le Journal d'audit, exactement comme lorsque vous décidez depuis Accueil.

#Quand il arrive

Au maximum une fois par jour, le matin, dans le fuseau horaire de votre espace de travail — à l'heure choisie par votre équipe, ou une heure que vous choisissez vous-même. Vous pouvez à la place choisir une fois par semaine, le lundi.

Le lundi, si vous recevez également le résumé hebdomadaire par e-mail, cette liste est incluse dedans plutôt qu'envoyée comme e-mail séparé.

Dans tous les cas, il n'arrive que lorsque quelque chose de nouveau pour vous est apparu :

• Rien n'a changé depuis le dernier envoi ? Pas d'e-mail.
• Quelques éléments corrigés, mais pas tous ? Pas d'e-mail — la liste est simplement plus courte.
• Quelque chose de nouveau a mal tourné ? Vous recevez une liste mise à jour, avec les nouveaux éléments en haut.
• Quelque chose clignote sans cesse entre bon et mauvais état ? Vous ne recevrez pas d'e-mail chaque matin pour la même chose.

#Le recevoir sur Telegram à la place

Si vous avez lié votre compte Telegram à InfraNest, votre résumé peut y arriver à la place — ou en plus — de l'e-mail.

1. Allez dans My account → Notifications.
2. Sous Everything else, à côté du moment où votre résumé arrive, choisissez Send it by: Email, Telegram or Both.

Le message Telegram contient la même liste, au même moment, avec un bouton Open pour chaque élément. Il n'arrive toujours que lorsque quelque chose est nouveau. Si votre Telegram ne reçoit pas les notifications de cet espace de travail, ou si le bot ne peut pas vous joindre, le résumé arrive par e-mail à la place, afin que vous ne manquiez jamais rien.

Pas encore lié ? Utilisez d'abord Add Telegram or Slack sur la même page.

NoteChaque membre de l'espace de travail reçoit sa propre copie de cet e-mail, quel que soit le forfait, y compris gratuit. Si quelqu'un a cliqué sur Je m'en occupe pour un élément, lui seul continue de le voir — le reste de l'équipe sait que c'est pris en charge.

#Le publier sur Slack ou Microsoft Teams

Si votre équipe organise sa journée dans un canal Slack ou Teams, la même liste peut aussi y être publiée.

1. Allez dans Integrations et ouvrez la destination Slack ou Teams.
2. Sous What it hears, and when, trouvez "Needs you" list.
3. Choisissez Daily ou Weekly, on Monday, puis enregistrez.

Le canal reçoit la même liste que l'e-mail, dans les mêmes termes, au même moment — et uniquement lorsque quelque chose de nouveau est apparu. C'est la liste de toute l'équipe : un élément pour lequel quelqu'un a cliqué sur Je m'en occupe continue d'être affiché, car le canal appartient à tout le monde. Si le canal cesse d'accepter les messages, la liste est envoyée par e-mail aux personnes responsables de cette destination, afin qu'elle ne soit pas perdue.

#Choisir la fréquence, ou le désactiver

1. Allez dans My account → Notifications.
2. Sous How problems reach you, trouvez Everything else.
3. Choisissez Daily ou Weekly, on Monday — ou Immediately pour recevoir chaque problème dans son propre e-mail au moment où il survient, ou Off.

Le lien de désabonnement en bas de l'e-mail le désactive également. Dans tous les cas, cela ne vous concerne que vous — vos collègues continuent de recevoir le leur.

TipCe résumé n'est envoyé que par e-mail (et sur Slack ou Teams, si configuré) — il n'ajoute rien à la cloche de notifications. Chaque problème continue d'apparaître dans la cloche au moment où il survient, et les problèmes urgents continuent d'être envoyés par e-mail immédiatement. Pour un contrôle plus précis sur les problèmes qui vous parviennent et comment, consultez Your notifications.