Die „Needs you“-E-Mail

Die „Needs you“-E-Mail ist eine kurze tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung der Dinge in deinem Workspace, die auf eine Person warten — sie wird an jedes Mitglied gesendet, damit nichts übersehen wird.

#Überblick

• Sie landet nur dann in deinem Postfach, wenn etwas Neues Aufmerksamkeit braucht — wenn sich nichts geändert hat, hörst du nichts davon.
• Sie fasst zwei Arten von Dingen zusammen: Warnungen (Probleme, die schlimmer werden, wenn niemand handelt, aber es bleibt noch Zeit) und dringende Probleme, die noch niemand bestätigt hat.
• Du hast bereits in dem Moment eine Benachrichtigung erhalten, als ein dringendes Problem begann — diese E-Mail ist nur die Erinnerung, dass es weiterhin zutrifft, kein Ersatz für diese Benachrichtigung.

#Was sie auflistet

• Warnungen — zum Beispiel eine Domain, die in ein paar Wochen abläuft und bei der die automatische Verlängerung deaktiviert ist, ein Monitor, der schlecht reagiert, oder eine Automatisierung, die auf eine Freigabe wartet.
• Dringende Probleme — zum Beispiel eine Website, die seit einem Tag down ist und die niemand bestätigt hat, eine Domain kurz vor dem Ablauf oder eine Integration, die seit Tagen fehlschlägt.

Jede Zeile beschreibt, was nicht stimmt, und verlinkt direkt zur Lösung — mit denselben Formulierungen wie auf Startseite. Ein roter Punkt mit der Markierung Urgent bedeutet, dass etwas ausgefallen ist oder kurz vor dem Ablauf steht; ein gelber Punkt mit der Markierung Soon bedeutet, dass Handlungsbedarf besteht, aber noch Zeit bleibt. Die Begriffe sind so gewählt, dass du sie auch ohne Farben unterscheiden kannst.

Wenn nur ein Teil der Liste für dich neu ist, erscheinen neue Einträge zuerst unter New since we last wrote, der Rest unter Still waiting. Die E-Mail nennt bis zu sechs Dinge; gibt es mehr, steht in der letzten Zeile, wie viele weitere auf der Startseite warten.

#Wo du anfangen solltest

Oben in der E-Mail steht Start here — die eine Sache, die du dir zuerst ansehen solltest, passend zu dem, was die Startseite an erste Stelle setzt und warum (zum Beispiel zuerst, weil es auf deiner öffentlichen Statusseite steht). Wenn eine kürzliche Änderung wahrscheinlich die Ursache war, etwa ein Deploy kurz bevor eine Website ausfiel, nennt die E-Mail auch diese Änderung.

Die Betreffzeile nennt ebenfalls diesen ersten Punkt, sodass du allein anhand deines Postfachs einschätzen kannst, ob es warten kann.

#Entscheiden, ohne die App zu öffnen

Jeder Eintrag hat drei Links:

1. I'll take this — deine Teamkolleg:innen sehen, dass du dich darum kümmerst, und der Punkt verschwindet aus ihrer Liste.
2. Snooze until tomorrow — sorgt dafür, dass der Punkt bis morgen früh nicht mehr als „braucht jemanden“ zählt.
3. This is intentional — sorgt dafür, dass der Punkt nicht mehr zählt, bis sich etwas ändert, etwa ein neues Ablaufdatum.

Ein Link ändert nie von selbst etwas — er öffnet eine kurze Bestätigungsseite in InfraNest, und ein Klick bestätigt die Aktion. Bist du nicht angemeldet, meldest du dich zuerst an und landest danach wieder auf dieser Seite.

• Wurde der Punkt bereits behoben oder geändert, seit die E-Mail verschickt wurde, zeigt die Seite das an, und es gibt nichts weiter zu tun.
• Das Snoozen und das Markieren als beabsichtigt blenden den Punkt für das gesamte Team aus, daher sehen nur Owner und Admins diese beiden Links. Übernehmen kann jede:r etwas.
• Die Links funktionieren eine Woche lang und nur für die Person, an die die E-Mail gesendet wurde — die Links einer weitergeleiteten E-Mail funktionieren für andere Personen nicht.

Alles, was du auf diesem Weg entscheidest, erscheint im Audit-Log, genau wie wenn du auf der Startseite entscheidest.

#Wann sie eintrifft

Höchstens einmal täglich, morgens in der Zeitzone deines Workspace — zu der Stunde, die dein Team gewählt hat, oder einer Stunde, die du selbst festlegst. Du kannst stattdessen auch einmal wöchentlich, am Montag wählen.

Montags gilt: Wenn du die wöchentliche Zusammenfassung ebenfalls per E-Mail erhältst, steht diese Liste darin statt als eigene E-Mail.

In jedem Fall kommt sie nur an, wenn etwas für dich Neues aufgetreten ist:

• Nichts hat sich seit der letzten E-Mail geändert? Keine E-Mail.
• Ein paar Dinge behoben, aber nicht alle? Keine E-Mail — die Liste wird einfach kürzer.
• Etwas Neues ist schiefgelaufen? Du erhältst eine aktualisierte Liste, mit den neuen Einträgen ganz oben.
• Etwas flackert ständig an und aus? Du bekommst nicht jeden Morgen eine E-Mail zum selben Thema.

#Stattdessen per Telegram erhalten

Wenn du dein Telegram mit InfraNest verknüpft hast, kann deine Zusammenfassung stattdessen — oder zusätzlich — dort ankommen.

1. Gehe zu My account → Notifications.
2. Wähle unter Everything else, neben der Angabe, wann deine Zusammenfassung eintrifft, Send it by: Email, Telegram or Both.

Die Telegram-Nachricht enthält dieselbe Liste, zur selben Zeit, mit einem Open-Button für jeden Eintrag. Sie kommt weiterhin nur dann, wenn etwas neu ist. Wenn dein Telegram die Benachrichtigungen dieses Workspace nicht erhält oder der Bot dich nicht erreichen kann, kommt die Zusammenfassung stattdessen per E-Mail, damit du nichts verpasst.

Noch nicht verknüpft? Nutze zuerst Add Telegram or Slack auf derselben Seite.

NoteJede Person im Workspace erhält ihre eigene Kopie dieser E-Mail, bei jedem Plan, auch kostenlos inbegriffen. Hat jemand bei einem Eintrag I'll take this angegeben, sieht nur diese Person ihn weiterhin — der Rest des Teams weiß, dass sich darum gekümmert wird.

#In Slack oder Microsoft Teams posten

Wenn dein Team seinen Tag in einem Slack- oder Teams-Kanal plant, kann dieselbe Liste auch dort gepostet werden.

1. Gehe zu Integrationen und öffne das Slack- oder Teams-Ziel.
2. Finde unter What it hears, and when den Eintrag "Needs you" list.
3. Wähle Daily oder Weekly, on Monday und speichere.

Der Kanal erhält dieselbe Liste wie die E-Mail, mit denselben Formulierungen, zur selben Zeit — und nur, wenn etwas Neues aufgetreten ist. Es ist die Liste des gesamten Teams: Ein Eintrag, bei dem jemand I'll take this angegeben hat, wird weiterhin angezeigt, da der Kanal allen gehört. Nimmt der Kanal keine Nachrichten mehr an, wird die Liste stattdessen per E-Mail an die Personen gesendet, die dieses Ziel betreuen, damit sie nicht verloren geht.

#Häufigkeit wählen oder ausschalten

1. Gehe zu My account → Notifications.
2. Finde unter How problems reach you den Eintrag Everything else.
3. Wähle Daily oder Weekly, on Monday — oder Immediately, um jedes Problem sofort in einer eigenen E-Mail zu erhalten, oder Off.

Der Abmeldelink am Ende der E-Mail schaltet sie ebenfalls aus. So oder so betrifft das nur dich — deine Kolleg:innen erhalten ihre weiterhin.

TipDiese Zusammenfassung wird nur per E-Mail versendet (und an Slack oder Teams, falls eingerichtet) — sie fügt der Glocke nichts hinzu. Jedes Problem erscheint weiterhin sofort in der Glocke, und dringende Probleme werden weiterhin umgehend per E-Mail verschickt. Für eine feinere Kontrolle darüber, welche Probleme dich wie erreichen, siehe Your notifications.