De "heeft jou nodig"-e-mail

De "heeft jou nodig"-e-mail is een korte dagelijkse of wekelijkse samenvatting van dingen in je workspace die op iemand wachten — verstuurd naar elk lid, zodat niets over het hoofd wordt gezien.

#Overzicht

• Hij komt alleen in je inbox terecht wanneer er iets nieuws aandacht nodig heeft — als er niets is veranderd, hoor je er niets van.
• Hij combineert twee soorten zaken: waarschuwingen (problemen die erger worden als niemand actie onderneemt, maar waar nog tijd voor is) en urgente problemen die nog door niemand zijn erkend.
• Je hebt al op het moment zelf een melding gekregen toen een urgent probleem begon — deze e-mail is alleen de herinnering dat het nog steeds speelt, geen vervanging van die melding.

#Wat erin staat

• Waarschuwingen — bijvoorbeeld een domein dat over een paar weken verloopt met automatisch verlengen uitgeschakeld, een monitor die slecht reageert, of een automatisering die op goedkeuring wacht.
• Urgente problemen — bijvoorbeeld een site die al een dag offline is zonder dat iemand dit heeft erkend, een domein dat bijna verloopt, of een integratie die al dagen faalt.

Elke regel vermeldt wat er mis is en linkt direct naar de oplossing, met dezelfde bewoordingen als op Home. Een rode stip met Urgent betekent dat iets offline is of bijna verloopt; een oranje stip met Binnenkort betekent dat actie nodig is, maar er nog tijd is. De woorden staan erbij zodat je ze kunt onderscheiden zonder op kleur te hoeven vertrouwen.

Als slechts een deel van de lijst nieuw voor je is, verschijnen nieuwe items eerst onder Nieuw sinds de vorige keer, met de rest onder Nog in afwachting. De e-mail noemt maximaal zes zaken; zijn er meer, dan vermeldt de laatste regel hoeveel er nog meer op Home wachten.

#Waar te beginnen

Bovenaan de e-mail staat Begin hier — het ene punt om als eerste te bekijken, overeenkomend met wat Home vooraan zet en waarom (bijvoorbeeld eerst omdat dit op je publieke statuspagina staat). Als een recente wijziging hier waarschijnlijk de oorzaak van is, zoals een deploy kort voordat een site offline ging, noemt de e-mail die wijziging ook.

De onderwerpregel noemt ook dat eerste item, zodat je alleen al vanuit je inbox kunt inschatten of het kan wachten.

#Beslissen zonder de app te openen

Elk item heeft drie links:

1. Ik pak dit op — je teamgenoten zien dat jij het oppakt, en het verdwijnt van hun lijst.
2. Snooze tot morgen — telt vanaf nu tot morgenochtend niet meer mee als iets dat aandacht nodig heeft.
3. Dit is bewust zo — telt niet meer mee totdat er iets verandert, zoals een nieuwe vervaldatum.

Een link verandert nooit zelf iets — hij opent een korte bevestigingspagina in InfraNest, en met één tik bevestig je het. Als je niet bent ingelogd, log je eerst in en kom je daarna terug op die pagina.

• Als het item al was opgelost of gewijzigd sinds de e-mail is verstuurd, staat dat op de pagina vermeld en hoef je niets te doen.
• Snoozen en iets als bewust markeren verbergt het voor het hele team, dus alleen eigenaren en beheerders zien die twee links. Iedereen kan iets oppakken.
• De links werken een week lang, en alleen voor de persoon aan wie de e-mail is verstuurd — de links in een doorgestuurde e-mail werken niet voor iemand anders.

Alles wat je op deze manier beslist, verschijnt in het Auditlog, net als wanneer je op Home beslist.

#Wanneer hij binnenkomt

Maximaal één keer per dag, 's ochtends in de tijdzone van je workspace — op het uur dat je team heeft gekozen, of een uur dat je zelf kiest. Je kunt in plaats daarvan kiezen voor één keer per week, op maandag.

Op maandag, als je ook de wekelijkse samenvatting per e-mail ontvangt, staat deze lijst daarin in plaats van als aparte e-mail.

In beide gevallen komt hij alleen binnen wanneer er iets nieuws voor jou is verschenen:

• Niets veranderd sinds de vorige keer? Geen e-mail.
• Een paar zaken opgelost maar niet alles? Geen e-mail — de lijst is gewoon korter geworden.
• Er is iets nieuws misgegaan? Je krijgt een bijgewerkte lijst, met de nieuwe items bovenaan.
• Iets flikkert steeds aan en uit? Je krijgt niet elke ochtend een e-mail over hetzelfde probleem.

#Ontvang hem in Telegram in plaats daarvan

Als je je Telegram aan InfraNest hebt gekoppeld, kan je samenvatting daar binnenkomen in plaats van — of naast — per e-mail.

1. Ga naar My account → Notifications.
2. Kies onder Everything else, naast het moment waarop je samenvatting binnenkomt, Send it by: Email, Telegram or Both.

Het Telegram-bericht bevat dezelfde lijst, op hetzelfde moment, met een Open-knop voor elk item. Hij komt ook dan alleen wanneer er iets nieuws is. Als je Telegram de meldingen van deze workspace niet ontvangt, of de bot je niet kan bereiken, komt de samenvatting alsnog per e-mail binnen, zodat je nooit iets mist.

Nog niet gekoppeld? Gebruik eerst Add Telegram or Slack op dezelfde pagina.

NoteIedereen in de workspace krijgt zijn eigen exemplaar van deze e-mail, op elk abonnement, inclusief het gratis abonnement. Als iemand Ik pak dit op heeft gekozen bij een item, blijft alleen diegene het zien — de rest van het team weet dat het wordt afgehandeld.

#Plaats hem in Slack of Microsoft Teams

Als je team de dag plant in een Slack- of Teams-kanaal, kan dezelfde lijst daar ook worden geplaatst.

1. Ga naar Integrations en open de Slack- of Teams-bestemming.
2. Zoek onder What it hears, and when naar "Needs you" list.
3. Kies Daily of Weekly, on Monday, en sla op.

Het kanaal ontvangt dezelfde lijst als de e-mail, met dezelfde bewoordingen, op hetzelfde moment — en alleen wanneer er iets nieuws is verschenen. Het is de lijst van het hele team: een item waarbij iemand Ik pak dit op heeft gekozen, blijft getoond worden, omdat het kanaal van iedereen is. Als het kanaal geen berichten meer accepteert, wordt de lijst in plaats daarvan per e-mail verstuurd naar de mensen die die bestemming beheren, zodat hij niet verloren gaat.

#Kies hoe vaak, of schakel hem uit

1. Ga naar My account → Notifications.
2. Zoek onder How problems reach you naar Everything else.
3. Kies Daily of Weekly, on Monday — of Immediately om elk probleem in een eigen e-mail te ontvangen zodra het zich voordoet, of Off.

De afmeldlink onderaan de e-mail schakelt hem ook uit. In beide gevallen heeft dit alleen invloed op jou — je collega's blijven de hunne ontvangen.

TipDeze samenvatting wordt alleen per e-mail verstuurd (en naar Slack of Teams, indien ingesteld) — hij voegt niets toe aan de bel. Elk probleem verschijnt nog steeds in de bel zodra het zich voordoet, en urgente problemen worden nog steeds direct per e-mail verstuurd. Zie Je meldingen voor fijnere controle over welke problemen je bereiken en hoe.