Stuur een klant hun maand

Zet de maand van één klant om in één document dat je kunt overhandigen — wat je voor ze beheert, of het online bleef, wat er binnenkort verloopt, wat het kostte en wat er is veranderd. Dit is voor iedereen die een klant op de hoogte moet houden zonder meerdere rapporten aan elkaar te plakken.

Overzicht

• Elk ander rapport behandelt een soort onderwerp — domeinen, uitgaven, uptime. Het Accountoverzicht behandelt een klant: één klant, één maand, één document.
• Kies over wie het gaat en welke maand, en je krijgt een samenvatting plus onderbouwende details die je zo kunt versturen.
• De samenvatting boven aan het document is afgeleid van dezelfde secties daaronder, dus die spreekt de details nooit tegen.

Kies over wie het overzicht gaat

1. Open de filterbalk en kies een tag, of een van je eigen aangepaste veldwaarden — als je een veld Client of Cost centre hebt, is dat meestal de juiste.
2. Zorg dat de tag of veldwaarde daadwerkelijk is toegepast op de servers, domeinen of andere items die je wilt opnemen. Een server met de tag Acme verschijnt in het overzicht van Acme; een server zonder tag verschijnt in niemands overzicht.

Kies de maand

1. Kies een volledige maand — alleen afgeronde maanden zijn beschikbaar.
2. Let op: een maand die nog loopt, wordt niet aangeboden, omdat de cijfers morgen nog zouden veranderen.

Lees de secties

• De samenvatting — twee of drie zinnen die aangeven wat aandacht nodig heeft, gegenereerd op basis van de secties hieronder.
• Wat we voor je beheren — de inventaris en de bijbehorende doorlopende maandelijkse kosten.
• Beschikbaarheid — uptime per gemonitorde dienst. Stel een doel in op de tag van de klant via Instellingen → Tags om te zien of de maand daaraan voldeed; zonder ingesteld doel geeft het overzicht dit aan in plaats van te gokken.
• Binnenkort — verlengingen en verlopen die binnen de komende 90 dagen plaatsvinden, met verwachte kosten.
• Wat is veranderd — geregistreerde of verlengde domeinen, en eventuele prijswijzigingen.

NoteBetalingen die meer dan één klant dekken — zoals een gedeeld supportcontract — kunnen niet aan één klant worden toegeschreven, en worden daarom apart geteld in plaats van gesplitst of weggelaten. Beschikbaarheid is ook afhankelijk van tags: monitoringchecks kunnen tags hebben maar geen aangepaste velden, dus een overzicht gefilterd op een aangepast veld laat de sectie Beschikbaarheid weg in plaats van klanten te vermengen.

Stuur het elke maand automatisch

1. Scroll naar Send this every month onderaan het rapport.
2. Voeg de e-mailadressen toe die het moeten ontvangen — ontvangers hoeven geen InfraNest-login te hebben.
3. Kies eventueel een meldingsbestemming om ook een korte versie (samenvatting plus link) naar een kanaal te posten; laat dit op Email only staan als je dat niet wilt.
4. Kies eventueel de taal voor dit rapport — het is geschreven voor de ontvanger, niet voor jou, zodat verschillende klanten binnen dezelfde organisatie verschillende talen kunnen ontvangen.
5. Gebruik de schakelaar om verzenden op elk moment Aan of Uit te zetten; als je het uitzet, blijven je opgeslagen adressen bewaard, zodat je het later met één klik weer Aan kunt zetten.

TipGebruik Send now om de laatst afgesloten maand direct te e-mailen via hetzelfde proces als de geplande verzending — zodat een test er precies zo uitziet als wat de klant ontvangt. Dit annuleert niet de geplande maandelijkse verzending.

Een paar dingen die goed zijn om te weten over deze e-mails:

• Er wordt niets leegs verstuurd — een klant zonder lopende items ontvangt geen e-mail. Een rustige maand wordt nog steeds verstuurd, omdat het nuttig is om te weten dat "er niets aandacht nodig had".
• De e-mailtekst bevat altijd de samenvatting, zodat deze op een telefoon leesbaar is zonder iets te openen.
• Een PDF wordt bijgevoegd waar je installatie dit ondersteunt; als dat niet het geval is, wordt de e-mail nog steeds volgens schema verstuurd.
• Elke verzending wordt vastgelegd in je Auditlog, inclusief wie het heeft ontvangen.

Beheer elk gepland overzicht voor je organisatie via Settings → Emailed reports — dit toont over wie elk overzicht gaat, wie het ontvangt en wanneer het voor het laatst is verstuurd.

Stuur het zelf

1. Klik op Download PDF om het exacte document te krijgen dat naar de klant zou worden gemaild — waar je installatie dit kan produceren.
2. Als Download PDF niet beschikbaar is, heeft je installatie geen PDF-renderer ingesteld; gebruik dan Print in plaats daarvan.
3. Klik op Print om het afdrukvenster van je browser te openen, waar "Opslaan als PDF" een van de beschikbare bestemmingen is.

De geprinte of gedownloade versie bevat de naam van je organisatie, de klant, de maand en de samenvatting, zodat het meteen duidelijk is wat het is, zonder extra uitleg.