Envoyer son mois à un client

Transformez le mois d'un client en un seul document que vous pouvez lui remettre — ce que vous gérez pour lui, s'il est resté disponible, ce qui arrive à échéance prochainement, ce que cela a coûté et ce qui a changé. Ceci s'adresse à toute personne qui doit tenir un client informé sans assembler plusieurs rapports.

Vue d'ensemble

• Chaque autre rapport couvre un type d'élément — domaines, dépenses, disponibilité. Le Bilan client couvre un client : un client, un mois, un document.
• Choisissez de qui il s'agit et quel mois, et vous obtenez un résumé accompagné des détails justificatifs que vous pouvez envoyer tel quel.
• Le résumé en haut s'appuie sur les mêmes sections qui suivent, il ne contredit donc jamais le détail.

Choisir de qui parle le bilan

1. Ouvrez la barre de filtre et sélectionnez un tag, ou une de vos valeurs de champ personnalisé — si vous disposez d'un champ Client ou Cost centre, c'est généralement le bon choix.
2. Assurez-vous que le tag ou la valeur du champ est réellement appliqué aux serveurs, domaines ou autres éléments que vous souhaitez inclure. Un serveur associé au tag Acme apparaît dans le bilan d'Acme ; un serveur sans tag n'apparaît dans le bilan de personne.

Choisir le mois

1. Sélectionnez un mois complet — seuls les mois terminés sont disponibles.
2. Notez qu'un mois encore en cours n'est pas proposé, car ses chiffres pourraient encore changer demain.

Lire les sections

• Le résumé — deux ou trois phrases signalant ce qui nécessite votre attention, généré à partir des sections ci-dessous.
• Ce que nous gérons pour vous — l'inventaire et son coût mensuel récurrent.
• Disponibilité — la disponibilité par service surveillé. Définissez un objectif sur le tag du client dans Paramètres → Tags pour voir si le mois l'a atteint ; sans objectif défini, le bilan l'indique plutôt que de deviner.
• À venir — les renouvellements et expirations prévus dans les 90 prochains jours, avec le coût estimé.
• Ce qui a changé — les domaines enregistrés ou renouvelés, ainsi que tout changement de prix.

NoteLes paiements qui couvrent plusieurs clients — comme un contrat de support partagé — ne peuvent pas être attribués à un seul client ; ils sont donc comptabilisés séparément plutôt que répartis ou omis. Par ailleurs, la disponibilité repose sur les tags : les contrôles de surveillance peuvent porter des tags mais pas de champs personnalisés, donc un bilan filtré par un champ personnalisé omet la section Disponibilité plutôt que de mélanger les clients.

L'envoyer automatiquement chaque mois

1. Faites défiler jusqu'à Send this every month en bas du rapport.
2. Ajoutez les adresses e-mail qui doivent le recevoir — les destinataires n'ont pas besoin d'un compte InfraNest.
3. Choisissez éventuellement une destination de notification pour également publier une version courte (résumé plus lien) sur un canal ; laissez sur Email only si vous ne le souhaitez pas.
4. Choisissez éventuellement la langue de ce rapport — il est rédigé pour le destinataire, pas pour vous, si bien que différents clients d'une même organisation peuvent recevoir des langues différentes.
5. Utilisez le commutateur pour activer ou désactiver l'envoi à tout moment (Aan ou Uit — remplacé par Activé/Désactivé) ; le désactiver conserve vos adresses enregistrées afin de pouvoir le réactiver en un clic plus tard.

TipUtilisez Send now pour envoyer immédiatement par e-mail le dernier mois clôturé, via le même circuit que l'envoi planifié — un test ressemble donc exactement à ce que reçoit le client. Cela n'annule pas l'envoi mensuel planifié.

Quelques points à connaître sur ces e-mails :

• Rien de vide n'est envoyé — un client sans rien en cours ne reçoit pas d'e-mail. Un mois calme est quand même envoyé, car savoir que « rien ne nécessitait d'attention » est utile.
• Le corps de l'e-mail contient toujours le résumé, de sorte qu'il se lit sur un téléphone sans rien ouvrir.
• Un PDF est joint lorsque votre installation prend en charge sa génération ; sinon, l'e-mail est quand même envoyé selon le calendrier prévu.
• Chaque envoi est enregistré dans votre Journal d'audit, y compris qui l'a reçu.

Gérez chaque bilan planifié pour votre organisation depuis Settings → Emailed reports — la liste indique de qui parle chaque bilan, qui le reçoit et quand il a été envoyé pour la dernière fois.

L'envoyer vous-même

1. Cliquez sur Download PDF pour obtenir exactement le document qui serait envoyé par e-mail au client — lorsque votre installation peut en produire un.
2. Si Download PDF n'est pas disponible, votre installation ne dispose pas de moteur de rendu PDF configuré ; utilisez Print à la place.
3. Cliquez sur Print pour ouvrir la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur, où « Enregistrer au format PDF » figure parmi les destinations disponibles.

La copie imprimée ou téléchargée porte le nom de votre organisation, le client, le mois et le résumé, ce qui permet de savoir clairement de quoi il s'agit sans explication supplémentaire.